Os passos do gerenciamento de projetos de TI costumam ser cinco:
- Iniciação
- Planejamento
- Execução
- Monitoramento e controle
- Encerramento
Essa divisão é importante para que os objetivos, recursos, orçamento, prazos, entre outros pontos, sejam definidos, registrados e acompanhados pelo responsável por gerenciar os projetos.
A seguir, descrevemos mais detalhadamente, o que cada etapa indica. Continue lendo para entender o que é e como aplicar.
- Iniciação
A primeira etapa da gestão de projetos de TI consiste na definição do seu propósito. Ou seja, identificar para quê e por que o projeto está sendo criado.
Nessa fase, é função do gerente de projeto considerar aspectos como:
- demanda do solicitante (que pode ser uma empresa ou pessoa física);
- custo;
- orçamento disponível;
- benefícios esperados e mais.
Na inicialização, é preciso que toda a avaliação de viabilidade do projeto seja considerada.
2. Planejamento
Na segunda etapa do gerenciamento de projetos de TI devem ser definidas quais estratégias serão utilizadas para que o projeto se inicie e alcance o objetivo proposto.
Na prática, um dos maiores desafios de projetos de TI está nessa fase. Afinal, é necessário prever e colocar no papel, tudo o que o trabalho demandará, realizando a previsão de prazos e organizando as etapas do trabalho em um cronograma, que guiará a equipe.
De maneira geral, é nesse estágio que o gerente define o que será necessário para implementar o projeto rascunhado na fase de iniciação.
Aqui, também pode ser definida a equipe que participará do projeto e quais recursos são necessários.
Além disso, é preciso:
- criar o cronograma geral e de etapas, com datas e prazos;
- estabelecer os objetivos esperados;
- distribuir tarefas para os responsáveis;
- estabelecer parâmetros para mensurar o sucesso do projeto.
Leia também: Planejamento Estratégico de TI (PETI): vantagens + passo a passo.
3.Execução
Agora é hora de colocar a mão na massa. A equipe deve começar o trabalho para tirar do papel o que foi pensado e planejado.
É o início, propriamente dito, do projeto. Fase na qual os profissionais de TI colocarão em prática as ideias para que o projeto se torne realidade, seguindo as diretrizes estabelecidas pelos stakeholders.
É função de quem faz a gestão de projetos TI controlar cada etapa, acompanhando dia a dia o trabalho e solucionando potenciais problemas que possam surgir.
Tudo isso, sem fazer microgestão e deixando o time trabalhar com autonomia.
4.Monitoramento e controle
Nessa etapa do gerenciamento de projetos é indicado que o gestor faça uma análise da evolução do trabalho.
Para isso, deve utilizar indicadores e parâmetros que o ajude a identificar se o andamento do projeto está seguindo o que foi programado.
Caso não esteja, é importante redefinir estratégias, de modo que consiga, juntamente com sua equipe, atingir as metas e objetivos propostos inicialmente.
Alguns modelos de gerenciamento podem ser implementados aqui para facilitar esse acompanhamento, entre eles estão as metodologias ágeis, como Scrum e o Kanban.
O Scrum, por exemplo, é um método ágil que tem como base os sprints, ciclos de trabalho de uma ou duas semanas, com pequenas entregas definidas para esses períodos.
Nesse formato, é fácil identificar o avanço do projeto e evitar que os problemas se acumulem.
Além disso, breves reuniões diárias de até 15 minutos também auxiliam as equipes a solucionarem suas questões com o gerente.
O Scrum, pode ser, inclusive, integrado ao Kanban, outro método eficiente para o controle dos projetos da área.
Sobre esse assunto tão importante para a gestão de projetos de TI, recomendamos que você leia o artigo, “Scrum vs Kanban: qual o melhor para seu projeto?”.
5. Encerramento
Fase final da gestão de projetos. Isso indica que os testes foram satisfatórios e que já é possível entregar o produto final ao solicitante.
Nesta etapa, é função do gerente fazer e organizar toda a documentação de projetos de TI.
Ela registra o trabalho, as funções e o que está sendo entregue.
Lembre-se, que o trabalho de TI deve atingir os objetivos e metas que foram estabelecidos lá no começo, quando a ideia foi iniciada.
Depois que o projeto é aprovado pelo cliente, o recurso desenvolvido deve ser implementado.
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